Œuvrant dans le cadre des Héritages d’Al‑Anon, le Conseil d’Administration, le Comité exécutif et les membres du personnel administratif du Bureau des Services Mondiaux ont élaboré les énoncés de vision et de mission et les objectifs stratégiques d’AFG, Inc. visant à aider le Bureau des Services Mondiaux dans son travail effectué au nom des Groupes Familiaux Al‑Anon.
En tant qu’organisation à but non lucratif, AFG, Inc. opère conformément à ses règlements administratifs qui représentent l’accord juridique du Conseil d’Administration avec les membres.
Lettres de la présidente du Conseil d’Administration
Cette lettre de la présidente du Conseil d’Administration a pour but de vous faire part des faits saillants de la semaine de réunion du Conseil d’octobre 2024. Vous trouverez également la mise à jour de la présidente du Comité des politiques, la mise à jour du Comité des finances faite par notre trésorière, et la mise à jour de la présidente de l’équipe du leadership de la Conférence.
Lettre de la présidente du Conseil d’Administration – Vue par section
Lors de la réunion du Conseil d’Administration d’octobre, un des Administrateurs actuels a amorcé la discussion sur la « perception », quelque chose qui peut modifier l’interprétation d’une personne. Cet Administrateur a déclaré que la perception se définit comme étant « la capacité de voir, d’entendre ou de prendre conscience de quelque chose à travers nos sens ».
Le Manuel des bénévoles du BSM, qui est semblable aux politiques et processus d’une Circonscription pour les dirigeants et les coordonnateurs, énonce ce qui suit : « Quelle que soit la nature de l’invitation, il est utile de reconnaître que les bénévoles du BSM représentent toujours le BSM et AFG, Inc., même lorsque leur service en tant qu’Administrateur ou membre du Comité exécutif n’est pas connu ou annoncé. » Cet énoncé sert à rappeler aux bénévoles du BSM que nous représentons toujours le BSM et AFG, Inc. Comme la perception que les autres ont de nous est que nous représentons l’organisation, les mots et les actions comptent.
En tant que Conseil d’Administration, nous avons tenu une discussion générative sur la question : « À titre d’Administrateurs, représentons‑nous la fraternité sur les sites de médias sociaux personnels et publics? » Le Conseil a conclu qu’en choisissant de servir à l’échelle mondiale, les bénévoles du BSM acceptent de placer les besoins des Groupes Familiaux Al‑Anon au‑dessus de leurs préférences personnelles lorsqu’ils partagent des informations dans la presse, à la radio, au cinéma, à la télévision et sur Internet, y compris dans les médias sociaux. La conversation nous a aidés à reconnaître que lorsque nous partageons des vues personnelles sur les médias sociaux, même si ces opinions touchent des questions extérieures, ceux qui savent que nous sommes des bénévoles du BSM peuvent percevoir ces opinions comme reflétant les choix ou la voix d’AFG, Inc.
La période d’essai de trois ans touchant à sa fin cette année, le Conseil devait décider s’il fallait rendre permanente la pratique établie par l’essai, établir une nouvelle période d’essai ou mettre fin à l’essai – ce qui laisserait le/la Délégué(e) de la CEM sans affectation régionale.
La sélection de la région affecte la composition du comité régional des Administrateurs pour chaque région jusqu’à l’élection d’un Administrateur régional. Elle touche également la CEM elle-même à la fois sur le plan financier (en termes de frais encourus pour la participation des Délégués à la réunion des Délégués régionaux si la Circonscription l’approuve) et sur le plan éducatif, puisque chaque réunion des Délégués régionaux d’une région offre différents niveaux d’éducation et de soutien aux Délégués de sa région.
Lors de la réunion du Conseil d’Administration de juillet 2024, un consensus a été atteint visant à recueillir plus d’information sur les préférences de la CEM concernant l’affectation à une région et visant à clarifier les implications de l’affectation d’une Circonscription à une région du point de vue du Conseil, afin que ce dernier puisse être informé au moment de prendre une décision à la réunion d’octobre 2024.
La présidente du Conseil d’Administration a discuté de la préférence de la CEM avec le Délégué de la Circonscription, qui a ensuite porté la question aux Coordonnateurs de la CEM pour qu’ils en discutent. La Déléguée a informé la présidente du Conseil que la CEM souhaitait poursuivre l’essai pendant trois années supplémentaires, étant donné qu’au cours des trois premières années, deux Délégués différents et un Délégué suppléant ont participé à la Conférence pour la Circonscription. Ils faisaient donc partie de différentes Régions et n’avaient d’expérience continue avec aucune d’entre elles. La Déléguée espère que le nouveau Délégué servira pendant les trois années et que la CEM pourra faire partie de la même Région tout au long du mandat.
En octobre, le Conseil d’Administration a décidé de prolonger l’essai pour une deuxième période de trois ans afin d’affecter la CEM à la Région au sein de la structure de la CSM dans laquelle réside son Délégué actuel ou, si le délégué habite en dehors de la structure de la CSM, à une région de la structure de la CSM choisie au hasard. Au cours de la discussion, le Conseil a reconnu que, selon les règlements actuels d’AFG, Inc., les futurs anciens Délégués de la CEM qui ne résident pas dans des régions géographiques des États‑Unis et du Canada ne seraient pas admissibles à exercer les fonctions d’Administrateur régional.
Conformément à la directive du Conseil d’Administration lors de sa réunion de juillet, l’équipe du leadership stratégique a fourni des informations sur les coûts associés aux projets suivants qui seront financés par les montants excédentaires du fonds de réserve après les dépenses d’exploitation sur une année indiquées à la fin de 2023 :
- Révision générale des systèmes de base
- Succession
- Campagne de communications avec le public pour les professionnels : les jeunes. Ce projet comprendra les frais
de déplacement lorsqu’ils seront déterminés.
Le Conseil a discuté des avantages de ces projets et de la capacité du personnel à les exécuter à l’avenir avant d’approuver l’utilisation du fonds de réserve pour financer tous les projets spéciaux. Ces transferts auront lieu après que les dépenses auront été engagées, lorsqu’il sera approprié de le faire pour des raisons d’efficacité, et seront examinés au moyen des contrôles financiers habituels, y compris l’approbation par le Conseil d’Administration des montants au moment du transfert. Le calendrier de réalisation de ces projets spéciaux sera pris en considération dans le cadre du processus d’approbation des stratégies de janvier 2025 du Conseil d’Administration.
Le Conseil a discuté de la façon dont nous rivalisons pour attirer les membres conformément à nos Héritages, de ce qui nous manque et si cela est toujours pertinent.
À mesure que le Conseil en parlait, il est devenu clair que nous prenons déjà bon nombre de mesures pour attirer des membres et que nous ne sommes pas vraiment en compétition. Les personnes qui ont besoin d’aide participeront aux activités qui, selon elles, les aideront.
Semaine de réunion du Conseil d’Administration et évaluations
En octobre 2023, le Conseil d’Administration a tenu une discussion réfléchie au sujet de l’emploi du temps de la semaine de réunion du Conseil d’Administration d’octobre. Plusieurs facteurs ont été pris en compte, notamment les finances, l’efficacité et le temps. Un consensus a été atteint pour décaler d’un jour l’arrivée à la semaine de réunion du Conseil d’Administration d’octobre, tout en maintenant la durée globale actuelle de la réunion à 1,5 jour pendant une période d’essai d’un an en 2024. Le calendrier du Conseil de cette année reflétait cet horaire raccourci.
Le Conseil devait décider si cet emploi du temps abrégé était dans l’intérêt primordial du Conseil d’Administration, d’AFG Inc. et d’Al‑Anon dans son ensemble et si nous devions prolonger la période d’essai, le rendre permanent ou rétablir l’emploi du temps d’octobre que nous avions précédent. Nous nous sommes posé les questions suivantes :
- Dans quelle mesure une semaine de réunion du Conseil d’Administration plus courte fonctionne‑t‑elle?
- Qu’avons‑nous gagné en raccourcissant la semaine?
- Qu’avons‑nous perdu en raccourcissant la semaine?
D’habitude, les Administrateurs expriment leur gratitude envers l’efficacité et la productivité de la réunion du Conseil. Toutefois, cette année, la plupart ont préféré avoir une expérience supplémentaire avant de se prononcer. Le Conseil a donc convenu de prolonger l’essai pour garder la durée de la réunion du Conseil d’Administration d’octobre à 1,5 jour pour une année supplémentaire afin d’approfondir l’évaluation des résultats et des conséquences.
Continuer de rafraîchir notre spiritualité pendant la semaine de réunion du Conseil d’Administration
Nous avons de nouveau pu inclure une réunion Al‑Anon à l’horaire de la semaine de réunion du Conseil d’Administration. Tous les bénévoles et le personnel du BSM qui sont des membres Al‑Anon présents aux réunions du Conseil d’Administration et au Road Trip! ont été invités à y assister. Ce fut une merveilleuse occasion de poursuivre la pratique de se réunir pour la fraternité et le rétablissement tout en menant les affaires Al‑Anon.
En juillet 2024, le Conseil d’Administration a commencé à passer en revue les questions contenues dans l’évaluation du Conseil afin de veiller à ce que tous les Administrateurs comprennent chaque question de la même manière. À l’issue de cette discussion, le Conseil a demandé au personnel de mettre à jour le questionnaire d’évaluation en :
• incluant une section de commentaires dans chaque champ d’évaluation;
• ajoutant une option « Sans objet » pour les personnes qui n’ont pas cette expérience;
• montrant les tendances et les changements.
Le personnel a soigneusement effectué ces changements et les a intégrés au sondage d’évaluation que les membres du Conseil remplissent à la fin de chaque semaine de réunion du Conseil d’Administration.
Nous avons poursuivi notre examen des questions d’évaluation en octobre, mais nous n’en avons finalisé qu’une seule, puisque la revue a déclenché une discussion générative sur la pratique du Conseil. Nous en verrons plus la prochaine fois.
L’évaluation de la directrice générale a lieu tous les ans. Chaque année, tous les bénévoles de BSM contribuent à ce processus. Le Conseil d’Administration continue d’améliorer son processus de communication plus fréquente concernant le rendement de la directrice générale.
Comité de nomination
Le Conseil d’Administration a approuvé la description du rôle des membres du Comité exécutif sans attribution régionale telle que présentée et a décidé de la mettre en oeuvre dès que les résultats du sondage sur le temps des membres du Comité exécutif sans attribution régionale seront analysés et intégrés à la description du rôle.
Le Conseil d’Administration a également accepté la recommandation du Comité de nomination selon laquelle les Délégués ne seraient pas tenus d’attendre deux ans après avoir servi avant d’être pris en considération pour devenir membre sans attribution régionale du Comité exécutif pour une période d’essai de trois ans. Le Conseil a discuté de la raison pour laquelle les Délégués n’étaient pas autorisés à postuler la fonction d’Administrateur pendant la période de deux ans suivant leur service en tant que Délégué. Cette justification existe pour s’assurer que les membres des Comités de nomination de Délégués (comités régionaux concernant les Administrateurs et comité de la Conférence concernant les Administrateurs) qui peuvent avoir servi avec ces Délégués ne soient pas influencés par cette expérience. Étant donné que les membres sans attribution régionale du Comité exécutif ne sont pas passés en revue par les Comités de nomination des Délégués, cette même préoccupation n’existe pas.
Une grande partie de l’ordre du jour était axée sur l’avenir de la RISGA. Après une discussion réfléchie, les membres participants ont voté en faveur de l’élaboration d’un comité de réflexion comprenant certains représentants du CCI et du BSM pour étudier d’autres sources de financement pour les RISGA à venir. Ils ont également approuvé la tenue de réunions intérimaires entre les membres de la RISGA par voie électronique pour discuter davantage de l’avenir de la RISGA. Une réunion virtuelle intérimaire supplémentaire a été approuvée pour sélectionner le pays hôte de la RISGA 2026.
Événements
Notre neuvième Road Trip! Vous et votre Conseil d’Administration établissez le contact a eu lieu à Columbia, en Caroline du Sud. Il y avait 73 participants préinscrits. La journée a été très riche en témoignages personnels et en présentations sur les nombreuses activités des membres du Conseil d’Administration et du Comité exécutif. Il y avait aussi des séances interactives, une saynète sur le travail de service et des périodes de questions et réponses (toutes liées aux informations présentées au Road Trip!).
Le comité d’accueil de la Caroline du Sud a accompli un travail formidable pour accueillir le Conseil d’Administration, le Comité exécutif et tous les participants au Road Trip! à Columbia.
Le Conseil a choisi au hasard trois emplacements possibles pour le Road Trip! de l’année prochaine parmi les Circonscriptions qui ont postulé. Cet emplacement sera dévoilé en janvier lorsque le personnel aura terminé son travail de négociation avec les hôtels proposés.
Conférence des Services Mondiaux
Nous sommes heureux d’annoncer le thème de notre Conférence de 2025 :
Investing in Each Other to Preserve Our Legacy
S’investir mutuellement pour préserver notre héritage
Invertir los unos en los otros para preservar nuestro legado
Conformément à l’objectif visé, le nouveau thème entre en vigueur avec la nouvelle année, soit le 1er janvier 2025, et se prolonge jusqu’au 31 décembre 2025.
Notre thème actuel se poursuit jusqu’à la fin de cette année.
Le Conseil d’Administration a examiné les sujets et les conversations qui pourraient faire l’objet de discussions à la Conférence en 2026 par l’entremise des comités de réflexion et d’élaboration sur les Délégués participant à la CSM. Il a convenu par consensus de proposer deux nouveaux sujets.
Il y a rarement assez de façons de dire « merci » à tant de gens merveilleux. Je tiens toutefois à remercier les Délégués du panel 62 pour le service qu’ils ont fourni au cours des trois dernières années. Ma première CSM en tant qu’Administratrice a coïncidé avec la leur en tant que Délégués. Nous avons parcouru ces trois dernières années ensemble en apprivoisant le Wi‑Fi et en découvrant comment voter par voie électronique lors de notre première CSM. Notre deuxième année a été marquée par un retour au BSM, et cette année, je suis si reconnaissante que nous ayons parcouru ce chemin ensemble alors que nous avons abordé une liste de sujets incroyablement variés. Notre temps ensemble a favorisé ma croissance.
Alors que vous traversez ces derniers mois de votre mandat, rappelez‑vous que vous avez fait une différence. J’espère que vous savez que vous avez fait votre part pour veiller à ce qu’Al‑Anon continue d’exister pour la prochaine personne qui franchira ces portes en quête d’aide. Votre travail n’est pas terminé, continuez à transmettre le message comme vous seul pouvez le faire. Ce ne sont pas des adieux, je vous dis à la prochaine!
Avec gratitude,
Kathi M.
Présidente du Conseil d’Administration
Al‑Anon Family Group Headquarters, Inc.