Le Conseil d’Administration du BSM représente l’entité légale des groupes Al‑Anon aux États‑Unis, au Canada, aux Bermudes et à Porto Rico.

Il offre du leadership aux Conseils d’Administration dans d’autres structures à travers le monde.

VISION, MISSION ET PLAN STRATÉGIQUE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Lettres de la présidente du Conseil d’Administration

Contient des informations sur les plus récentes réunions du Conseil d’Administration, du Comité des politiques et du Comité des finances.

Lettre de la présidente du Conseil d’Administration – Vue par section

Chers membres Al‑Anon,

C’est avec grand plaisir que je partage avec vous les faits saillants de la semaine de réunion de juillet 2019 du Conseil d’Administration. En plus de cette lettre, nous afficherons les mises à jour de la présidente du Comité des politiques, une mise à jour du Comité des finances faite par la trésorière, et une mise à jour de l’équipe du Leadership de la Conférence.

Chaque année, un des faits saillants de la semaine de réunion de juillet 2019 du Conseil d’Administration est l’annonce du thème de la Conférence des Services Mondiaux (CSM) de l’année suivante. La CSM de 2020 se tiendra au mois d’avril à Virginia Beach, en Virginie. L’équipe du Leadership de la Conférence a donné son approbation pour le thème suivant pour la CSM de 2020 :

Dreaming Big with 20|20 Vision
Rêver grand avec une vision 20|20
Soñar en grande con visión 20|20

Nous espérons sincèrement que les membres Al‑Anon accueilleront ce thème à bras ouverts et l’utiliseront au sein de leur groupe, de leur Circonscription et dans leur vie personnelle. Il convient de noter que le Conseil d’Administration a adopté une nouvelle motion concernant la CSM. À partir de 2020, la réunion du Comité des politiques se tiendra désormais une fois par panel durant la Conférence, au lieu d’une fois par an, et sera planifiée l’année où les membres de la Conférence ne visitent pas Stepping Stones ou le Bureau des Services Mondiaux (BSM).

Veuillez consulter la mise à jour de l’équipe du Leadership de la Conférence jointe à cette lettre si vous souhaitez obtenir plus d’information concernant les plans pour la CSM de 2020. Durant le rapport sur les finances, le Conseil d’Administration a été invité à reconsidérer la motion de juillet 2018 sur les fonds relatifs à l’interprétation (si nécessaire durant la CSM) compte tenu du fait que la motion avait été accidentellement basée sur une année incluant de larges dépenses, au lieu d’être basée sur une année typique. Après la discussion, une motion pour annuler la motion nº 7 datant de juillet 2018 relative aux coûts d’interprétation a été présentée et adoptée. Une nouvelle motion a alors été présentée et adoptée.

Motion pour approuver un projet spécial visant à fournir une interprétation professionnelle, si nécessaire, afin d’appuyer les Délégués de langue espagnole et française participant à la Conférence des Services Mondiaux. Le projet débutera en 2019, pour une période d’essai de trois ans, avec les coûts d’interprétation devant être transférés du fonds de réserve. (À l’unanimité)

Une autre date à noter sur vos calendriers Al‑Anon est le congrès international AA avec participation Al‑Anon qui se tiendra à Détroit, dans le Michigan, du 2 au 5 juillet 2020. Les inscriptions en ligne débutent le 9 septembre 2019. Le programme Al‑Anon de ce congrès est semblable à celui du Congrès Al‑Anon International, à l’exception du fait que les membres Al‑Anon se réunissent pour les réunions gigantesques de AA qui se tiendront vendredi, samedi et dimanche matin. Le nombre des membres Al‑Anon s’inscrivant aux congrès internationaux d’AA est généralement proche de la participation aux congrès Al‑Anon International des années passées. Il y a quelque chose de très spirituel à réciter la Prière de Sérénité avec plus de 50 000 personnes!

Au mois de juillet dernier, le Comité de coordination internationale (CCI) s’est réuni et a discuté de la planification de la Réunion Internationale des Services Généraux Al‑Anon (RISGA), laquelle se tiendra à Londres, en Angleterre. Le CCI a élaboré un ordre du jour et a décidé d’utiliser AFG Connects afin de demander aux Délégués de la RISGA de faire part de leurs idées sur le thème de la réunion de 2020. Le comité a reçu des mises à jour sur les trois réunions zonales prévues cette même année en Slovénie, au Mexique et au Salvador. La directrice adjointe – International et la présidente du Conseil d’Administration participeront à la réunion zonale en Slovénie, la directrice des programmes et l’Administratrice hispanophone participeront à celle du Mexique. D’autre part, ces dernières participeront virtuellement à la réunion du Salvador cette année, en raison de conflits d’emplois du temps avec le Comité exécutif et d’autres préoccupations.

Le groupe de travail chargé de la sélection pour le Comité régional concernant les Administrateurs a fourni une mise à jour au Conseil d’Administration sur son travail actuel pour simplifier le processus de sélection des Délégués hors région et de leurs suppléants et d’élection du/de la président(e) et vice‑président(e) du Comité régional concernant les Administrateurs, à partir de 2021. Le but n’est pas de modifier le processus actuel, mais uniquement la méthode par laquelle le processus est exécuté, afin d’aider à limiter la confusion durant les sessions de la Conférence. Une suggestion de proposition de l’utilisation d’un format hybride pour l’élection du/de la président(e) et vice‑président(e) a fait l’objet d’une discussion.

  • Sélectionner les Délégués hors région à la réunion du Conseil d’Administration de janvier 2021.
  • Programmer une réunion par vidéoconférence avant la Conférence avec les Délégués de région et hors région participants (si possible au mois de mars)
    • Passer en revue le processus du Comité régional concernant les Administrateurs
    • Élire le/la président(e) et vice-président(e) du Comité régional concernant les Administrateurs
  • À la CSM, annoncer les présidents(es) et vice‑présidents(es) du Comité régional concernant les Administrateurs, et sélectionner et annoncer les Délégués suppléants hors région.

Afin d’illustrer le format hybride, le groupe de travail chargé de la sélection pour le Comité régional concernant les Administrateurs a proposé de fournir une présentation à la CSM de 2020 expliquant le nouveau processus pour prendre en considération les membres de la Conférence et voter. Nous sommes parvenus à un consensus pour approuver la proposition du groupe de travail et une suggestion a été faite de présenter une saynète à laquelle participerait l’ensemble du Conseil d’Administration pour démontrer combien le processus actuel est chaotique. Pour ma part, j’attends avec impatience les développements futurs de ce processus!

Conformément à notre plan stratégique, le formulaire de soumission de CV des Administrateurs a été adapté en format web et affiché le 16 août 2019. Dorénavant, tous les CV pour les postes d’Administrateurs doivent être remplis en utilisant le nouveau formulaire en ligne. Nous espérons que ce nouveau formulaire à remplir en ligne en facilitera l’accès, sachant que l’uniformité engendre l’égalité, et éliminera la confusion causée par les « anciennes » et « nouvelles » éditions du formulaire.

Le Conseil d’Administration a pris en considération la recommandation faite par la directrice générale au nom des liaisons des comités du personnel afin d’aligner le processus de sélection des comités sans attribution régionale avec le processus de sélection des présidents des comités. Ce processus permet de s’assurer que les postes des comités sont pourvus et que le membre est en place pour servir un mandat complet de mai à avril. Une motion a alors été présentée et adoptée pour approuver le Processus et le calendrier suggéré par les membres du personnel pour les membres et présidents des comités sans attribution régionale (voir Annexe).

Processus de sélection et calendrier suggérés pour les membres des comités sans attribution régionale

  1. Les postes à pourvoir pour des comités spécifiques sont annoncés deux fois par an (janvier et juin) par l’intermédiaire de la lettre de sollicitation générale, de même qu’en novembre, par l’intermédiaire d’une lettre réservée au Comité sans attribution régionale.
  2. La date limite d’envoi de CV est le 1er janvier de chaque année.
  3. Un accusé de réception est envoyé à chaque candidat, avec une copie au Délégué de la Circonscription, au président sans attribution régionale, ainsi qu’aux membres du personnel et Administrateurs qui sont les agents de liaison.
  4. En janvier et février, le membre du personnel et l’Administrateur/Administratice qui sont les agents de liaison collaborent pour passer et évaluer les CV en se basant sur les compétences, et en prenant en considération la diversification régionale pour assurer une large représentation.
    • Pour le Comité d’audit, l’Administrateur/Administratrice qui est le/la président(e) du Comité collabore
      avec le membre du personnel qui est l’agent de liaison.
  5. Les recommandations pour devenir membre du comité sont faites au Comité exécutif en février ou mars.
  6. Des lettres de félicitation, y compris une invitation pour participer par vidéoconférence, en tant qu’invités aux réunions d’avril du comité, sont envoyées aux nouveaux membres sans attribution régionale. Le Délégué de la Circonscription, le président sans attribution régionale, les membres du personnel et Administrateurs qui sont les agents de liaison reçoivent une copie du courriel.
  7. La base de données de iMIS est mise à jour.
  8. Un courriel est envoyé aux autres candidats, les encourageant à postuler de nouveau à une dateultérieure.
  9. La confirmation des candidats est faite par l’intermédiaire de l’approbation des actions intérimaires du Comité exécutif durant l’approbation de l’ordre du jour par consentement.

Termes du service : Les nouveaux membres sans attribution régionale débutent à leur poste en mai et poursuivent leur mandat jusqu’en avril. Le mandat des Délégués s’étend de mai jusqu’à la Conférence de l’année suivante, sauf si leur mandat se termine en décembre.

Les postes à pourvoir pour les de membres sans attribution régionale : Dans l’éventualité d’une vacance à mi‑échéance, le/la président(e) du comité sans attribution régionale, les membres du personnel et les Administrateurs qui sont les agents de liaison peuvent faire une recommandation de nomination au Comité exécutif.

Processus de sélection et calendrier suggérés pour les président(e)s des comités sans attribution régionale

  1. Au mois de mars, le membre du personnel et l’Administrateur/Administratrice qui sont les agents de liaison collaborent pour faire leur recommandation pour un nouveau/une nouvelle président(e), généralement parmi les membres sans attribution régionale ayant un mandat en cours.
    • Le calendrier utilise les connaissances et l’expérience de l’Administrateur/Administratrice sortant(e) ayant le rôle d’agent de liaison et la présidente du Conseil d’Administration.
  2. Le/la président(e) sans attribution régionale est désigné(e) par la présidente du Conseil d’Administration avant la Conférence des Services Mondiaux (CSM).
  3. La coordonnatrice administrative exécutive envoie des félicitations au/à la président(e) sans attribution régionale entrante avant la CSM, permettant ainsi au nouveau/à la nouvelle président(e) sans attribution régionale d’observer et d’apprendre durant la réunion d’avril du comité.
  4. Le nouveau/la nouvelle président(e) sans attribution régionale est annoncé(e) en avril par le/la président(e) du Conseil d’Administration à la réunion trimestrielle du Conseil.
  5. La base de données de iMIS est mise à jour par la coordonnatrice administrative exécutive

Termes du service : Les nouveaux présidents débutent à leur poste en mai

Une autre discussion suggérée au Conseil d’Administration a été le nombre de mandats qu’un membre peut siéger au Comité exécutif. Une motion a été présentée, appuyée et adoptée que les membres du Comité exécutif servent un maximum de trois mandats de un an chacun.

Le Comité de nomination et son comité de réflexion ont été particulièrement actifs au cours de ces derniers mois et ont fourni des mises à jour et fait des recommandations sur leur travail. Après la CSM de 2019, il est devenu quelque peu apparent que nous avions failli dans nos efforts à être transparents avec les membres de la Conférence en ce qui concerne le processus d’élection et d’affirmation des Administrateurs du Conseil. Il semblait que les Délégués voulaient plus de visibilité quant à l’étendue du travail accompli avant que les noms des candidats soient présentés à la Conférence, afin de se sentir plus confiant face au processus avant qu’on leur demande de voter. Le comité de réflexion du Comité de nomination a suggéré que cela pourrait impliquer la divulgation des numéros de téléphone de divers membres de la Conférence ayant minutieusement examiné les CV reçus, ainsi que les entretiens individuels qui ont eu lieu avant même que les candidats au poste d’Administrateur soient présentés à la Conférence. Par consensus, le Conseil d’Administration a adopté la recommandation du comité de réflexion de former un comité d’élaboration pour déterminer comment la CSM sera informée du processus d’affirmation.

Au cours de cette semaine de réunion du Conseil d’Administration, les Administrateurs étaient particulièrement enthousiastes à l’idée de recevoir une formation sur la façon d’accéder à l’information en utilisant Asana, le nouveau programme en ligne par lequel les stratégies du plan stratégique sont gérées. Cela permet au Conseil d’Administration de suivre et superviser le progrès du travail qui est accompli par les membres du personnel afin d’accomplir les buts stratégiques pour les membres, le public et notre organisation. L’équipe administrative du Leadership de la Conférence a également fourni un rapport des accomplissements et des engagements de 2019 – parmi lesquels le travail en cours pour créer une application mobile Al-Anon, publier le rapport annuel en trois langues, gérer les priorités et déterminer comment approcher l’accumulation des projets de traduction en français et en espagnol et automatiser les recherches pour les réunions
internationales inscrites auprès du BSM. Après cela, il y a eu une discussion, puis une approbation conceptuelle a été donnée pour les stratégies de 2020 qui ont été présentées. Les buts du plan stratégique s’étendent sur une période de cinq années, les objectifs sur une période de deux à trois ans et les stratégies sur une période de une à deux années.

Les étapes suivantes incluent le développement par les membres du personnel de résultats mesurables pour les stratégies de 2020, la présentation de ces discussions, leur approbation lors de la semaine de réunion d’octobre du Conseil d’Administration, et la gestion des priorités des plans pour les stratégies de 2021.

L’ensemble du Conseil d’Administration a participé à un exercice particulièrement vivant de « visite de la galerie » en utilisant le processus de prise de décision basée sur la connaissance pour discuter du remplacement des évènements TEAM (Ensemble, fortifions les membres Al‑Anon) qui se concluront en 2019. Un comité d’élaboration sera créé pour trouver un moyen enthousiasmant, engageant et dynamisant d’établir un lien entre les membres du personnel du BSM et les bénévoles et les autres membres Al‑Anon. Restez à l’écoute!

Entretemps, marquez la date sur votre calendrier pour le Road Trip! You and Your Board Connect (En route! Vous et votre Conseil d’Administration établissez le contact!) Cet évènement se tient à la fin de la semaine de réunion d’octobre du Conseil d’Administration et donne aux membres l’occasion de passer une journée interactive avec les membres du Conseil d’Administration et du Comité exécutif. Il y aura des présentations, des témoignages personnels, des tables rondes, et bien sûr, de la camaraderie (et n’oublions pas la nourriture!) L’évènement Road Trip! You and Your Board Connect de cette année se tiendra à l’hôtel Double Tree près de l’Hilton Seattle Airport, 18740 International Blvd., à Seattle, Washington le 19 Octobre 2019. Si vous souhaitez obtenir plus d’information ou si vous souhaitez vous préinscrire, visitez al‑anon.org/roadtrip. La date limite de réception des inscriptions par courrier postal est le lundi 30 septembre 2019 et le vendredi 11 octobre 2019 pour les inscriptions en ligne. Nous avons hâte de vous voir à Seattle.

Une petite note : les Délégués peuvent trouver toute les informations et critères requis pour faire une demande pour organiser un « Road Trip! You and Your Board Connect sur AFG Connects. La date limite pour soumettre une demande pour 2020 est le 14 septembre 2019. Alors, ne tardez pas si vous voulez le nom de votre Circonscription dans le chapeau! Le Conseil d’Administration a discuté des critères concernant la taille des aéroports pour les Circonscriptions organisatrices et le consensus a été que, par souci d’équité, nous ne pouvions pas apporter de changements aux critères cette année. Nous reprendrons cette conversation à une date ultérieure.

Suivant les lignes de la méga-question traitant de la Conférence des Services Mondiaux hybride qui a fait l’objet d’une discussion à la CSM d’avril 2019, le Conseil d’Administration a participé à une discussion explorant le concept d’une réunion hybride du Conseil d’Administration. Notre objectif était de voir comment nous pourrions utiliser la technologie pour raccourcir la semaine de réunion du Conseil d’Administration par un jour entier, sans travailler pendant de longues journées. Prenant en considération l’ensemble des idées présentées pendant notre exercice, le Conseil d’Administration a accepté de passer en revue une option d’ébauche d’ordre du jour à la réunion d’octobre du Conseil d’Administration afin que puissions prendre une décision bien informée sur la marche à suivre.

Deux semaines après l’affichage de cette lettre, l’Administrateur/Administratrice qui est désigné(e) pour chaque Délégué(e) contactera le/la Délégué(e) qui lui est désigné(e). Ce contact a pour but, si besoin est, de clarifier l’information contenue dans cette lettre et de donner l’occasion au Conseil d’Administration d’entendre les commentaires des Délégués sur les sujets présentés. Si vous préférez que l’Administrateur/Administratrice ne vous contacte pas par téléphone, veuillez l’en informer lors du premier appel.

Pour aider le Conseil d’Administration dans sa planification visionnaire, nous demandons aux Délégués actuels de nous faire part de leurs réponses aux questions suivantes lorsque les Administrateurs les contacteront dans les semaines qui suivent :

Comment vos groupes/Circonscriptions abordent-ils une société sans argent liquide?

Comment vous, vos groupes et votre Circonscription utilisent-ils le thème de la Conférence de 2020?

Lettre du Conseil d’Administration et mises à jour des comités

LETTRE DE LA PRÉSIDENTE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Mise à jour des finances
Mise à jour de l’équipe du Leadership de la Conférence
Mise à jour des politiques
ARCHIVES DES LETTRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION