Œuvrant dans le cadre des Héritages d’Al‑Anon, le Conseil d’Administration, le Comité exécutif et les membres du personnel administratif du Bureau des Services Mondiaux ont élaboré les énoncés de vision et de mission et les objectifs stratégiques d’AFG, Inc. visant à aider le Bureau des Services Mondiaux dans son travail effectué au nom des Groupes Familiaux Al‑Anon.
En tant qu’organisation à but non lucratif, AFG, Inc. opère conformément à ses règlements administratifs qui représentent l’accord juridique du Conseil d’Administration avec les membres.
Lettres de la présidente du Conseil d’Administration
Cette lettre de la présidente du Conseil d’Administration a pour but de vous faire part des faits saillants de la semaine de réunion du Conseil de juillet 2024. Vous trouverez également la mise à jour de la présidente du Comité des politiques, la mise à jour du Comité des finances faite par notre trésorière, et la mise à jour de la présidente de l’équipe du leadership de la Conférence.
Lettre de la présidente du Conseil d’Administration – Vue par section
Rafraîchir notre spiritualité pendant la semaine de réunion du Conseil d’Administration
Suivant une pratique de longue date de la Conférence des Services Mondiaux (CSM), deux réunions Al‑Anon ont été ajoutées au calendrier de la semaine de réunion du Conseil d’Administration de juillet. Tous les bénévoles et le personnel du BSM qui sont des membres Al‑Anon ont été invités à participer et à partager le leadership en présidant les réunions. Ce fut une merveilleuse occasion de commencer nos journées sur un plan spirituel.
En outre, les Administrateurs et le personnel ont été invités à regarder une nouvelle acquisition du bureau des Archives du BSM, soit une entrevue avec une membre Al‑Anon âgée de 100 ans. La famille s’est jointe à la membre pour répondre à des questions au sujet d’Al‑Anon à l’époque où elle faisait partie au programme. L’histoire était inspirante et édifiante, nous rappelant le pouvoir du service à la fraternité mondiale.
Documenter les normes cachées de comportement
Depuis juillet 2023, le Conseil d’Administration s’efforce de cerner des « normes cachées » de comportement pour les Administrateurs, qui étaient comprises, mais non documentées. À chaque réunion du Conseil, ce dernier poursuit son examen, sa discussion et la reconnaissance des mesures particulières nécessaires pour chaque norme cachée. Bon nombre d’entre elles ont été incorporées dans le Manuel des bénévoles du BSM, le Manuel de gouvernance du Conseil d’Administration ou les documents d’orientation des bénévoles du BSM. La documentation des normes comportementales représente l’une des mesures prises par le Conseil pour exprimer son engagement d’inclusion à l’oeuvre.
Accueillir et développer le leadership
L’orientation des nouveaux bénévoles du BSM (Administrateurs et membres du Comité exécutif sans attribution régionale) se déroule en deux phases. La première a lieu en ligne en mai et la deuxième se tient avant la réunion du Conseil d’Administration en juillet. Cette année, un effort concerté a été déployé pour mettre à jour l’orientation afin de refléter les éléments découverts lors des sessions sur les normes cachées, ce qui a également mené à l’élaboration d’un nouveau document intitulé « Suggestions pour les mentors bénévoles ». Cet effort a abouti à l’élaboration d’un guide de « ressources clés » pour les bénévoles du BSM, lequel comprend les versions courantes du Manuel des bénévoles du BSM, du Manuel sur la gouvernance du Conseil d’Administration et des règlements administratifs d’Al‑Anon Family Group Headquarters et Headquarters (Canada), Inc. Les bénévoles qui reviennent et ceux ont été invités à assister à l’orientation.
Suivre la formation annuelle des membres Al‑Anon engagés dans le service Alateen
La directrice adjointe, Services aux groupes, a organisé la formation annuelle des membres Al‑Anon engagés dans le service Alateen du BSM pour les bénévoles et le personnel du BSM. Cette formation est dispensée pour protéger les membres Alateen de même que les Parrains et les Marraines. Dans le cadre de la formation, nous avons lu la Motion Alateen de 2003 du Conseil d’Administration dans le Manuel de Service Al‑Anon/Alateen 2022‑2025 (FP‑24/27), aux pages 232 à 234. La relecture de cette motion originale a aidé bon nombre de participants à se souvenir des origines des exigences Alateen concernant la sécurité et la conduite.
Clarifier l’évaluation du Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration continue de faire appel à un sondage d’évaluation du fonctionnement du Conseil pour améliorer ses réunions trimestrielles. Le sondage est basé sur les pratiques exemplaires actuelles de l’American Society of Association Executives, mises à jour pour nos besoins. Les résultats de la réunion du Conseil d’Administration d’avril ont démontré que le Conseil se porte bien, les notes accordées se trouvant dans les normes. L’uniformité des réponses nous a amenés à nous demander si nous étions tous d’accord sur ce que nous évaluions.
Comme nous avons quatre nouveaux Administrateurs cette année, le Conseil a pris le temps d’examiner chaque question pour assurer l’alignement. Des cinq sections de questions, nous avons pu passer en revue les deux premières, et nous poursuivrons l’examen en octobre.
Fonds de réserve et dépenses d’exploitation du BSM sur une année
Nous remercions tous les membres de la CSM qui ont soumis des idées pour utiliser les fonds calculés comme tant l’excédent des dépenses d’exploitation du BSM sur une année, à compter du 31 décembre 2023. L’équipe du leadership stratégique s’est penchée sur les suggestions des membres de la Conférence, en a ajouté quelques‑unes et a présenté un mélange de ces idées au Conseil d’Administration pour qu’il puisse les prendre en considération. Le Conseil a approuvé quatre dépenses plus modestes pour une action immédiate, y compris l’achat d’un nouveau système de numérisation du courrier, et a décidé de donner la priorité à deux autres propositions en vue d’un examen plus approfondi. L’équipe du leadership stratégique s’est vue confier la responsabilité de l’enquête et présentera les idées à la réunion du Conseil d’Administration d’octobre.
Budget révisé de 2024 du BSM
Le Conseil a approuvé le budget révisé du BSM pour 2024. En juin, les ventes de documentation ont été inférieures au budget, ce qui a entraîné une réduction des ventes prévues pour juillet et août. L’augmentation des revenus provenant des investissements a permis de compenser l’incidence sur les recettes. Les frais d’occupation ont été haussés par le Comité exécutif pour la gestion des biens immobiliers afin de soutenir les projets d’entretien des bâtiments nécessaires, les frais d’affranchissement ont augmenté pour permettre des envois supplémentaires à la fraternité et pour tenir compte de la hausse des tarifs d’affranchissement pour le Canada et les améliorations technologiques nécessaires ont été approuvées. Même avec l’augmentation de ces éléments, dans l’ensemble, les dépenses du BSM dans le cadre du budget révisé ont été réduites d’environ 81 000 $. Le budget révisé de 2024 prévoit un excédent de 197 860 $.
Dépenses uniformisées de la CSM
Le Comité des finances a présenté au Conseil d’Administration une recommandation concernant les dépenses uniformisées et le coût total pour les Délégués qui participeront à la Conférence des Services Mondiaux de 2025 à New York. Les dépenses uniformisées s’élèveront à 2 532 $ et le coût total s’établira à 3 617,71 $, en raison des frais d’hôtel, de nourriture et de déplacement plus élevés dans la région de New York qu’à Virginia Beach. Ces montants comprennent le coût de la visite des Délégués à Stepping Stones le jour suivant la CSM.
Période d’essai de la semaine de Conférence de quatre jours
Le Conseil a recueilli des renseignements auprès des membres de la CSM lors de la Conférence de 2024 dans le but d’évaluer l’efficacité d’une semaine de la CSM de quatre jours pendant une période d’essai de trois ans. Bien que quelques avantages aient été exprimés, les membres de la Conférence ont généralement décrit les exigences accrues imposées aux participants par la semaine de Conférence plus courte, avec des journées de travail très chargées qui laissent moins de temps pour fraterniser et échanger pendant les sessions. Dans l’ensemble, ils estimaient aussi que, malgré l’intention d’accroître l’accessibilité pour les travailleurs et les jeunes membres Al‑Anon, dans la pratique, l’organisation de la Conférence pendant la fin de semaine exigeait des congés similaires. (D’autres détails seront présentés dans le Sommaire de la Conférence des Services Mondiaux 2024 une fois qu’il sera affiché.)
Après une discussion approfondie lors de la réunion du Conseil d’Administration, le Conseil a voté pour mettre fin à la semaine d’essai de quatre jours de la CSM et pour revenir à une semaine de cinq jours à partir de la CSM de 2026, tout en continuant à chercher des occasions de tenir des sessions appropriées de manière virtuelle afin que du temps libre soit proposé pour permettre la camaraderie et les pauses. En outre, le Conseil a voté pour mettre fin à l’essai de la tenue de la CSM en fin de semaine pour revenir à la programmation de l’ordre du jour en semaine à partir de la CSM de 2026, avec l’option de passer à un jour de fin de semaine si nécessaire, pour tenir compte des jours fériés, tout en veillant à ce que la CSM ait lieu pendant le mois d’avril.
Visite de Stepping Stones à New York tous les trois ans
Après avoir entendu la discussion lors de la CSM de 2024, le Conseil d’Administration a tenu une discussion générative du point de vue des Groupes Familiaux Al‑Anon dans leur ensemble sur la question de savoir si une visite à Stepping Stones devrait être intégrée dans le cadre des activités de la Conférence une fois tous les trois ans. À la suite de la discussion, le Conseil a approuvé la tenue de la CSM dans la région de New York pour une période d’essai de six ans commençant après 2025, afin de permettre aux membres de la Conférence de visiter Stepping Stones une fois pendant leur panel.
Prochaines étapes pour le comité de réflexion et le comité d’élaboration chargés de la CSM de 2024
Le Conseil d’Administration a reconnu les judicieux efforts des Délégués dans la création des présentations du comité de réflexion et du comité d’élaboration de la CSM. Après discussion, le Conseil a convenu qu’aucune autre mesure n’était nécessaire en ce qui concerne le comité d’élaboration de 2024 sur le parrainage personnel et le parrainage de service ou le comité de réflexion de 2024 sur la revitalisation d’Alateen au‑delà de toute autre mesure assignée au personnel du BSM.
Le Conseil a examiné le travail du comité de réflexion sur la question : Éliminer les Administrateurs régionaux et les commentaires des membres de la Conférence. Il n’a pas été demandé au comité de réflexion de formuler des recommandations, toutefois le Conseil a reconnu qu’un travail supplémentaire était nécessaire, étant donné qu’il continue à être confronté à un manque ou à une absence de candidature au poste d’Administrateur régional dans chaque région. Le Conseil a décidé de former un comité de réflexion pour définir des stratégies visant à surmonter les obstacles à la candidature pour devenir Administrateur régional.
Notant que les membres de la Conférence étaient grandement préoccupés par le fait que l’élimination des Administrateurs régionaux puisse entraîner une perte de la représentation régionale (même si les Administrateurs régionaux ne représentent pas leur région), le Conseil d’Administration a convenu de former un comité d’élaboration chargé de formuler des idées pour discuter avec la CSM d’un processus de création d’un Conseil formé uniquement d’Administrateurs sans attribution régionale qui :
- déterminent les critères répondant aux préoccupations concernant la représentation des divers points de vue des membres de toute la structure de la CSM (ex. : représentation canadienne, représentation des collectivités principalement rurales, etc.)
- veillent à ce que les rétroactions données sur les candidats soient prises en compte.
Rafraîchir notre spiritualité pendant la semaine de réunion du Conseil d’Administration
Groupe de travail sur la Vision de l’avenir Le groupe de travail sur la Vision de l’avenir est un groupe du Conseil d’Administration chargé de mener des discussions génératives tournées vers l’avenir portant sur des sujets stratégiques. Cette fois‑ci, le thème était « Comment encourager la croissance des dirigeants de l’avenir? » Le Conseil a tenu une discussion solide et instructive qui a généré de nombreuses idées, réflexions et suggestions différentes sur les possibilités de progresser sur ce sujet.
Stratégie relative aux livres numériques au niveau mondial
L’équipe du leadership stratégique a présenté des informations sur les options qu’elle avait explorées pour satisfaire la demande du Conseil d’Administration d’élaborer une stratégie qui permettrait au BSM de publier son catalogue actuel de livres en langues française, anglaise et espagnole tirés de la Documentation Approuvée par la Conférence (DAC), tout en tenant compte des conséquences de la vente de livres numériques sur les structures internationales qui comptent aussi sur les ventes de DAC conformément à la Septième Tradition. Le Conseil a accepté l’approche recommandée par l’équipe du leadership stratégique et a approuvé la poursuite de la stratégie, qui comprend la conclusion d’accords juridiques avec les structures internationales qui réimpriment la documentation dans ces langues pour partager les revenus nets.
Intelligence artificielle (IA) : une mise en garde
La directrice générale a fait part des lignes directrices importantes concernant l’intelligence artificielle (IA). Le personnel et les bénévoles du BSM ont été priés de ne pas utiliser d’outils d’IA, à moins que ceux‑ci soient autorisés par AFG, Inc., ce qui inclut les fonctions de transcription pour les réunions de conférence Web. Cette approche vise à protéger les renseignements permettant d’identifier une personne et la nature confidentielle des discussions du Conseil d’Administration et des autres comités. Comme il a été décrit, lorsque nous utilisons l’IA gratuite, « nous sommes le produit! » Malgré cette mise en garde, la directrice générale a assuré le Conseil que le personnel comprend et apprécie que l’IA est là pour de bon, tout comme l’Internet, et que le personnel poursuivra son enquête sur la façon d’utiliser cette technologie en toute sécurité pour améliorer son efficacité au BSM, tout en protégeant notre fraternité contre les dangers.
Marquez la date du 26 octobre 2024 sur vos calendriers! Venez rencontrer votre Conseil d’Administration, le Comité exécutif et plusieurs membres du personnel du BSM. Nous serons à Columbia, en Caroline du Sud, de 8 h à 17 h dans le cadre du Road Trip! C’est l’occasion de rencontrer les bénévoles du BSM qui supervisent AFG, Inc., de comprendre les comités auxquels ils siègent et la façon dont la structure de la CSM fonctionne, en plus de comprendre que ces bénévoles sont aussi des membres! Il y aura des témoignages personnels, des panels, des sessions interactives, des dîners et des collations, le tout, pour des frais d’inscription modiques de 30 $ US! Les déplacements entre l’événement et les chambres d’hôtel réservées seront aux frais des participants. Joignez‑vous à nous pour une journée remplie de camaraderie, de nourriture et de fraternité!
Comité des communications avec le public
Le Comité des communications avec le public se compose de Délégués, de membres sans attribution régionale et de membres du personnel. Il a formé plusieurs groupes de travail afin d’aborder tout le travail qui doit être accompli, se réunit tous les trimestres et rend compte de ses progrès au Conseil d’Administration. Au cours du dernier trimestre, le groupe de travail chargé de la trousse d’outils de communications avec le public a examiné six présentations de la trousse. Il a également amélioré son processus pour aborder les situations s’il n’a pas suffisamment d’information ou lorsque celle‑ci n’est pas claire, ce qui, selon lui, accélérera le processus de publication. Le groupe de travail sur l’équitabilité et l’impartialité a élaboré un nouveau dépliant qui sera évalué en vue d’une éventuelle soumission au Comité exécutif aux fins d’approbation, et examine d’autres dépliants de la série de bienvenue pour s’assurer que le langage est inclusif et pertinent. Le Comité des communications avec le public a également créé un nouveau groupe de travail pour créer une lettre ouverte. Ce groupe est chargé de rédiger une lettre d’introduction générale aux professionnels, laquelle sera soumise à l’examen du personnel et à l’approbation du Comité exécutif.
Examen du rôle des membres du Comité exécutif sans attribution régionale par le Comité de nomination
Le Comité de nomination se penche maintenant sur la demande du Conseil d’Administration de créer une description du rôle des membres du Comité exécutif sans attribution régionale semblable à ce qui existe pour le rôle des Administrateurs. Le Comité prévoit de présenter une ébauche pour examen à la réunion du Conseil d’Administration d’octobre. Le Conseil d’Administration a demandé au Comité d’élaborer une demande de membre pour le Comité exécutif sans attribution régionale afin de remplacer le curriculum vitae actuel lorsqu’il aura terminé la description du rôle.